Zeiterfassung im Busunternehmen

Schon im alten Rom gab es Entfernungstabellen. Je nach Fortbewegungsmittel und geografischen Besonderheiten (Flüsse, Berge, …) konnte die Reisedauer ermittelt werden. Die genaue Zeiterfassung an einem festen Ort, erfolgte durch Sonnen- und Wasseruhren (1). Bis zur Erfindung mechanischer Uhren beinhaltete die Zeitmessung 12 Stunden für die helle Tageszeit und 12 Stunden für die Nacht. Tatsächlich verging eine Stunde im Winter erheblich schneller und dauerte im Sommer länger an. Das hing damit zusammen, dass die Zeit in der es hell war (genau wie die Nachtzeit) durch 12 Stunden geteilt wurde (2).

Einerseits ist die Stundenanzahl pro Tag erstaunlicherweise gleichgeblieben. Andererseits haben sich die Möglichkeiten der Zeiterfassung stark verbessert. Während die Genauigkeit der Zeitmessung heutzutage als selbstverständlich gilt, kommen dank der Digitalisierung speicherbare Ereignisse (Starten des Busses, Mittagspause, …) und jeweilige Standorte hinzu.

Für die Zeiterfassung als Grundlage der Stundenabrechnung gibt es neben den häufig eingesetzten Produkten wie Telematrik, Kuschick und Ratio zwischenzeitlich eine Vielzahl weiterer Software. Die zuvor genannten Softwareprodukte sind speziell für die Busbranche entwickelt und erfüllen neben der Zeiterfassung bekanntermaßen weitere Aufgaben. Demgegenüber beschäftigen sich Edv-Programme für die Zeiterfassung zwar branchenübergreifend mit der Thematik, enthalten jedoch ebenso spezielle Lösungen für die Busbranche. Nachstehend sind einige Beispiele aufgeführt.

-    Virtic (3) sieht die mobile und stationäre Zeiterfassung vor. Buchungen von Lohnzeiten werden durch den Personalverantwortlichen „Live“ bestätigt. Pausenzeiten, Zuschläge, Spesen, Urlaubszeiten, etc. sind miterfasst. Mitarbeiter können mit ihrem eigenen Zugang zum Portal bspw. Stundenzettel einsehen. Über Exportdateien muss die Software in bestehende Systeme (Lohnbuchhaltung) eingebunden werden.

-    Mytimetracker (4) stellt die Einfachheit und Flexibilität in den Vordergrund. Nach Installation auf dem Smartphone können Busfahrer Ein- und Ausstempeln. Pausenzeiten und Abwesenheitszeiten werden erfasst. Im Reporting sind Nacht- und Wochenendzeiten separat auswertbar. Auch eine stationäre Erfassungsmöglichkeit für Büros ist vorgesehen.

-    Yellowfox (5) kümmert sich neben der Zeiterfassung auch um die Spesenabrechnung und weitere Themen wie die Auslesung des Tachos, Fahrerbewertung und die Führerscheinkontrolle. Es handelt sich um ein Telematik-System, das auch Informationen aus dem Bordcomputer (bspw. Verbrauch) bereitstellt. Zudem ist gemäß den auf der Internetseite bereitgestellten Informationen der Export in Lexware und Datev möglich.

-    Fink (6) installiert am Busdepot eine digitale Tafel an der sich die Fahrer morgens zum Dienst anmelden können. Auch die Erfassung von Arbeitszeiten per App ist im Zeiterfassungsmodul enthalten. Ein Vorteil sollen die automatischen und übersichtlichen Auswertungen sein.

Dieser Artikel zeigt neben den Anwendungsmöglichkeiten klassischer Bussoftware weitere Möglichkeiten der Zeiterfassung auf. Berichten zufolge muss in so manchem Busunternehmen vieles noch händisch ausgewertet und abgestimmt werden. Auch ist von Bedeutung, dass die Zeiterfassungssoftware mit den vorhandenen Produkten zusammenspielt. Schließlich ist das regelmäßige Durcharbeiten von Listen zeitraubend und fehleranfällig.

Unser Rat: Wir raten Ihnen dazu, die Möglichkeiten der modernen Zeiterfassung umzusetzen. Von Bedeutung ist die Nutzung der ohnehin schon vorhandenen Hardware/Software (smarter Tachograph, Samsara, Telematrik, …) über Schnittstellen. Durch die Automatisierung und eine gute Aufbereitung der erfassten Daten lassen sich umfangreiche Nacharbeitszeiten vermeiden. Jedes Zeiterfassungssystem wird Vor- und Nachteile haben. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich vor einer Kaufentscheidung ganz genau zum Thema informieren. Ist ein System erstmal beschafft, könnte es schwierig werden die komplette Zeiterfassung wieder umzustellen. 

(1)    Die ersten Wasseruhren wurden „Klepsydra oder Wasserdieb“ genannt.
https://hiltibold.blogspot.com/2021/12/uhr-wasseruhr-klepsydra.html
(2)    https://www.wissenschaft-im-dialog.de/projekte/wieso/artikel/beitrag/wieso-zeigen-moderne-zeigeruhren-nur-12-und-nicht-24-stunden/
(3)    https://www.virtic.com/zeiterfassung-fuer-busunternehmen
(4)    https://www.mytimetracker.de/branchen/zeiterfassung-busfahrer/
(5)    https://www.yellowfox.de/branchen/bus-fernverkehr/
https://www.yellowtimemanager.de/
(6)    https://www.finkzeit.at/arbeitszeit

Autor: Hagen Wendlandt
 Dieser Artikel stammt aus »Der Grüne Renner – Wendlandt-Beratertipps für Omnibusunternehmer«